نرم افزار مدلسازی و مدیریت فرایندها

 1.1.   ViFlowو Visio

وی فلو از ظاهر گرافیکی Visio استفاده می نماید. علاوه بر این امکان استفاده از تمام امکانات و توابع Visio وجود دارد و کاربران می توانند از تعداد زیادی از فرمت ها و لی آوت های طراحی و نمادها و شیء های ویزیو استفاده کنند.

1.2.   چه کاری ViFlow انجام می دهد که Visio نمی تواند ؟

وی فلو تمام اطلاعاتی که کاربر وارد می نماید را در پایگاه داده ذخیره می نماید که البته شامل شکل گرافیکی کامل فرایندها نیز می باشد و کاربر همیشه فقط با یک فایل (که در آن تمام اطلاعات در دسترس است) کار می کنند.
داده ها و فقط یک بار جمع آوری و وارد پایگاه داده می شود و پس از آن می توان اطلاعات را به طور متمرکز نگهداری و استفاده نمود. برای مثال می توان یک فرایند را می توان در یک محل اصلاح کرد و این تغییر به  صورت خودکار در سراسر پایگاه داده اعمال می گردد.
وی فلو فقط یک سری شکل های گرافیکی «گنگ» تولید نمی نماید، در وی فلو محل و منشاء هر شیء معلوم است و می توان ویژگی های آن را مرور کرد و یا آنرا پردازش مجدد نمود. به عنوان مثال می توانید فرایندی به نام فرایند « تهیه فاکتور» ایجاد نمود و  از آن به عنوان زیر فرایندها در فرایندهای مختلف مانند «فرایندتامین کالا از انبار»  یا «فرایندتهیه کالاهای خاص» و هر فرایند دلخواه دیگر استفاده نمود. چنانچه نیاز به تغییری در این زیر فرایند « تهیه فاکتور» باشد، از هر محل استفاده از این زیر فرآیند تغییر قابل انجام است و تغییر در کل محل های دیگر به شکل خودکار اعمال شده و فرایندها به روز می شوند.

1.3.   ساختار فرایند

فرآیندها در وی فلو به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند، این به این معنی که یک فرآیند می تواند ازتعداد زیادی از فرآیندهای دیگر تشکیل شده باشد و آن فرایندها هم به نوبه خود از فرایندهای دیگر تشکیل شده باشند لذا محدودیتی در این مورد وجود ندارد و  فرایندها می توانند تا هر مسیر دلخواهی عمق داشته باشد و لینک بین آنها برقرار می شود. ولی لینک بازگشتی (یک فرایند، زیر فرایندها خودش باشد) مجاز نیست و توسط نرم افزار این لینکها قطع می شود.

بدین ترتیب یک مدل فرآیندیا هر مجموعه ای از فرآیندهای سازمان را می توان ترسیم و مستندسازی نمود.
می توان یک فرآیند خاص را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک  کنید تمام موارد یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود

1.4.   ساختار اطلاعات

مشابه فرآیندها در وی فلو داده / اطلاعات نیز به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند و هر یک از اقلام داده ها / اطلاعات ممکن است به نوبه خود از اقلام داده ها / اطلاعات و غیره تشکیل شده باشد
در نتیجه تفاوتی ندارد که اطلاعات یک سند (به عنوان مثال فرم سفارش) باشدیا داده (شماره سفارش)، هر دو به عنوان اطلاعات در وی فلو تعریف می شود و ممکن است برای ارسال اطلاعات به داخل شکل گرافیکی فرایند و به شکل یک شاخه ورودی استفاده شود یا ممکن است به عنوان داده به یک فرایند اختصاص داده شود.

می توان یک شیء خاص اطلاعات را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک  کنید تمام موارد اطلاعات یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود

1.5.   ساختار حوزه (دپارتماتها و حیطه های کاری سازمان)

مشابه حالت فرآیند ها و اطلاعات، حوزه های سازمانی نیز به شکل سلسله مراتبی چیده می شوند. حوزه ها را می توان با کشیدن و رها کردن به حوزه های سازمانی دیگر اختصاص داد.
با استفاده از این ساختار می توان یک نمودار سازمانی ایجاد کرد که از طریق HTML در دسترس  بوده و  بطور ساده تر قابل مرور است.

می توان حوزه های سازمانی را جستحو نمود. برای این کار در نوار ابزار جستجو؛ عبارت مورد نظر را وارد کنید و روی آیکون ذره بین کلیک  کنید تمام موارد اطلاعات یافت شده شامل عبارت خواسته شده به رنگ برجسته نمایان می شود

1.6.   مهم ترین فیلدهای اطلاعات

نام کوتاه (Short name)

برای نامگداری اشیاء در وی فلو از نام کوتاه (یعنی کوتاه ترین نام ممکن) استفاده می شود. این نام یگانه است فقط یک باردر کل پایگاه داده مجاز به استفاده می باشد و برای شی مشابه دیگر باید نام دیگری انتخاب کرد.

نام کوتاه برای تعریف شی در فرایندها، شاخه ها و اطلاعات استفاده می شود. در حوزه های سازمانی علاوه بر نام کوتاه، نامهای طولانی نیز هنگام نمایش قابل مشاهده می باشند.
از علائم زیر در تعریف نام  کوناه نمی توان استفاده کرد:
Inverted comma "
Apostrophe ′
Vertical line |

نام بلند Long name

گاهی مجبور به استفاده از نامهای مخفف یا مشابه برای نامگذاری در وی فلو هستیم و نیاز است که از نام بلند برای تفکیک مناسب تری استفاده گردد. گاهی هم ممکن است  نام بلند و بسیار شبیه و یا حتی دقیقا همان نام کوتاه باشد.

نام بلند در ناوبری WebModel نمایش داده شود. در ویرایشهای جدید وی فلو نام بلند به شکا پبش فرض همان نام کوتاه تعیین می گردد.
توجه شود که از نام بلند برای نوشتن توضیحاب بکار گرفته نشود برای این منظور از قسمت comment استفاده گردد.

1.7.   تفاوتViFlow STD و  ViFlow PROو ViFlow EPR

وی فلو در سه نسخه مختلف در دسترس است:

·         وی فلو استاندارد (STD)

·         وی فلو حرفه ای (PRO)

·         وی فلو  یکپارچه (EPR)

توابع زیر تنها در نسخه های وی فلو  یکپارچه (EPR) وجود دارد

مدلسازی به اشتراک گذاشته شده ((Shared Process Modeling
Tools > Options > Database > SPM

توابع زیر تنها در نسخه های وی فلو حرفه ای (PRO) و وی فلو  یکپارچه (EPR) وجود دارد

توابع ایجاد خروجی ((Export
File > Export > into XML
File > Export > into Visio Files
File > Export > into an Access Database

توابع ورودی ((Import
File > Import > from other source (Access database, Excel table, Text file)

زبان محتوا
File > Switch to language > Language 1 – Language 9
Tools > Options > Database > User defined fields > Language

انتشار ((WebWizard
File > Publish > General > Export all information
File > Publish > General > Export all areas
File > Publish > Content languages

توجه : تغییرات زبان  از مسیر مقابل نیز ممکن است Tools > Interface Language

ایجاد قالب های گرافیکی اختصاصی ((Process graphic master
File > Create process graphic template